Dirección de Finanzas pone en marcha Sistema de Gestión de Calidad en Divisiones de Tesorería General y Asistencia Financiera al Estudiante

Las Divisiones de Tesorería General y Asistencia Financiera al Estudiante dieron inicio a la segunda etapa de su Sistema de Gestión de Calidad apuntando a generar una mejora continua enfocada en el servicio que entregan a alumnos, alumnas, personal universitario y externos.

La Dirección de Finanzas (Dirfin) de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (Vraea) ha trabajado, desde abril de 2023, en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en dos de sus divisiones, Tesorería General (DTG) y Asistencia Financiera al Estudiante (DAFE).

Este puntapié se da gracias a la labor realizada por los trabajadores y trabajadoras que componen estas divisiones y que participaron en todo el proceso junto al equipo de Gestión de Calidad de Vraea y su asesor externo. Dentro de esto, se llevó a cabo el diseño del SGC que involucra el levantamiento del mapa de procesos, riesgos, oportunidades y procedimientos, para luego documentarlos y así asegurar la calidad de los servicios, por lo que el aporte del personal de DTG y DAFE ha sido una pieza clave dentro de sus respectivas implementaciones.

Carlos Sanhueza Sánchez, director de Finanzas, explicó que, “dentro del Plan Estratégico Institucional (PEI), la posibilidad de mejorar la experiencia del usuario y también desarrollar procesos que sean garantes de calidad es sumamente importante, por lo que es necesario que cada proceso que desarrollamos como institución esté adecuadamente formalizado, modelado y desarrollado de manera tal que funcione eficientemente para prestar el mejor servicio a los y las usuarias y así mismo perdure en el tiempo y entregue garantías de calidad a todos y todas”.

En esa misma línea el jefe de la DTG, Sergio Maurer Novoa, hizo hincapié en la mejora continua a la que se apunta, asegurando que “esto parte ahora en su 100%, se hará un seguimiento, habrá auditorías que esperamos comenzar en agosto, para ver si realmente estamos desarrollando todo como lo planteamos en los papeles o si se debe hacer correcciones”.

Así mismo, Marco Daroch Oñate, jefe de la DAFE, remarcó que esta mejora continua “significa un desafío. Hay varias etapas, primero a medida que se vayan implementando se va viendo la posibilidad de mejoras y comienzan las auditorías de calidad. El desafío ahora es mantener este sistema y hacerlo como una función más de DAFE. Para eso contamos con un jefe de calidad que se encarga de mantener aceitado este proceso”.

El Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, Miguel Quiroga Suazo, también destacó esta implementación, el trabajo institucional y el que han realizado tanto las jefaturas como todos y todas las funcionarias de Tesorería y DAFE UdeC.

“Como institución estamos trabajando en la gestión de la calidad y establecer un proceso de mejora continua. Estas dos divisiones han ido más allá y establecieron un sistema de trabajo que permite ir planificando, ejecutando, midiendo y retroalimentando lo que se está haciendo. Esto es fundamental en reparticiones como estas, al ser proveedores de servicios importantes para trabajadores, trabajadoras y estudiantes de la Universidad” destacó.

Además, agregó que, “hace algunos años éramos escépticos, pero esto nos demuestra que sí se puede hacer y surge de las mismas comunidades. Son botones de muestra que nos permiten señalar a otras unidades que esto es factible. Este proceso, hoy se ha traducido en mejoras significativas en los niveles de atención y también para los trabajadores y trabajadoras. Ahora el desafío es mantenerlo a través del tiempo. Desde la Vraea hemos acompañado esta construcción inicial, pero este sistema de gestión se debe mantener de forma autónoma”.

De este modo, tanto Tesorería como DAFE esperan contar durante este 2024 con auditorías internas y externas, apuntando a una eventual certificación bajo las Normas ISO 9000 de Sistema de Gestión de Calidad.