Mejoras en operaciones de Pago Internacional de la Universidad
La cantidad de operaciones financieras que la Universidad de Concepción realiza mensualmente, alcanza a 20.000 transacciones, sin considerar remuneraciones y una parte significativa son pagos de productos o servicios adquiridos en el exterior.
Por ello, son relevantes las mejoras que se han concretado en el último tiempo, en el ámbito de los pagos internacionales.
Así lo señaló Sergio Maurer, Jefe de División de la Tesorería General de la UdeC. Esta División es dependiente de la Dirección de Finanzas y es la responsable de la administración y custodia de los fondos universitarios, del registro y control presupuestario y de movimientos de fondos, de la actualización de los sistemas computacionales de apoyo a su función y de la preparación de informes de carácter financiero referidos a flujos y estados presupuestarios de ejecución de caja.
También es la entidad encargada de velar por el registro adecuado de las transacciones nacionales e internacionales y de asegurar la oportuna disponibilidad de recursos financieros.
En ese ámbito, “las operaciones de Boletas, Pólizas y Trasferencias Internacionales que hacemos en la Universidad constituyen un volumen importante, para garantizar el fiel cumplimiento y usos de recursos de los proyectos adjudicados. Para las transferencias se debe cotizar y comprar por teléfono y luego ratificar la compra con notas firmadas por dos apoderados con atribuciones para ello”, explicó Maurer.
Si bien son diversas las reparticiones universitarias que requieren de pagos internacionales, superando las 100 solicitudes mensuales a un ritmo de 4 diarias, las que concentran las solicitudes son la VRID, que lidera las solicitudes de transferencias con un 52% del total de la Universidad. Le sigue la Facultad de Ingeniería con el Instituto de Investigaciones Tecnológicas, Biblioteca Central, Facultad de Ciencias Naturales, Proyecto Mecesup, Postgrado y el Centro Eula, entre otras.
“Es importante destacar que estas operaciones en condiciones normales, no de pandemia, fácilmente se pueden duplicar, al aumentar la cantidad de proyectos nacionales e internacionales en que participa la Universidad”, precisó Maurer.
Algunos de los servicios e insumos que implican estas transferencias, explicó, son suscripciones para la Biblioteca, licencias de software y material especializado para laboratorios de diversas Facultades.
“Cuando alguna repartición requiere realizar un pago al extranjero, recurre a nosotros para concretar esta operación, a través de una Mesa de Dinero y así enviar los fondos a cualquier parte del mundo, no importando la moneda, ya sea, dólares, euros, libras, yenes, etc. Nosotros cotizamos, a través de la Mesa de Dinero, compramos y enviamos el pago”, señaló.
Algunas de las mejoras con que se cuentan hoy, es la optimización de los trámites y los tiempos de estas transacciones.
“Tenemos tasas preferenciales, respecto de los cobros, considerando en las solicitudes gastos our, para que si el producto cuesta 100 dólares le lleguen al proveedor los 100 dólares. El costo asociado se negoció en un convenio bancario a un costo de 20 dólares más IVA por cada transacción, sin importar el monto de ésta”, explicó el Jefe de la División de Tesorería.
Si la solicitud involucra un monto muy alto, se realiza a través de una Carta de Crédito Internacional. Si no es un monto muy elevado, el pago se realiza en forma directa. “Este tipo de transacciones hoy demoran menos de 24 horas, si su destino es Europa. A lo sumo, 48 horas en otros destinos”, recalcó.
Otra optimización, es que estas operaciones ya no se realizan a través del Ejecutivo de cuenta del Banco, si no que a través de la Mesa de Dinero de las Instituciones Financieras, lo que permite una importante disminución de costo y tiempo de respuesta.
“Hoy, las operaciones son mucho más directas y rápidas. Si llega una solicitud en la mañana, ya en la tarde tenemos la confirmación del pago al proveedor extranjero, con el swift que respalda dicha transacción, el que es remitido a la repartición solicitante en la Universidad.
Maurer destacó también otras mejoras. Cartolas Bancarias Banco Itaú: “con esta Institución Financiera, hemos desarrollado la aplicación que nos permite la carga masiva diaria, en forma automática, de todas las cartolas de la Universidad, a través del canal Host to Host (H2H)”, explicó.
Pagos Masivos: en este caso, el Banco ha desarrollado una aplicación del canal H2H, en que permite realizar pagos de nóminas en forma masiva. Esto opera desde la aplicación SAP, generando un archivo único, que se carga directamente a la plataforma del Banco, el que debe ser aprobado conjuntamente por los apoderados facultados para ello.
“El último desarrollo nos permite la autorización, en una aprobación, de hasta 50 nóminas, no teniendo límite de cuentas corrientes de cargo, ni registros por nóminas enviadas”, acotó.
Boletas de garantía: éstas se realizan directamente en la plataforma del banco, requiriendo sólo la aprobación conjunta de dos apoderados, facultados para ello. Esta mejora ha permitido reducir enormemente los tiempos de emisión del instrumento de garantía, llevando a cero la documentación física que la entidad bancaría requería para su emisión.
El Jefe de la División de Tesorería subrayó que estas optimizaciones están insertas en el contexto de modernización de la gestión financiera de la Universidad, en distintos ámbitos.
