Los cambios adoptados por la División de Tesorería en pandemia que llegaron para quedarse

La virtualización de tareas y actividades que se generó durante el primer año de la pandemia por Covid, implicó diversas modificaciones y adaptaciones en las reparticiones de la Universidad de Concepción.

Y una de las dependencias donde incorporaron cambios e innovaciones, producto de la contingencia, pero que se asumieron como procedimientos permanentes, por el beneficio que involucran, fue la División de Tesorería de la Dirección de Finanzas.

Entre estas acciones y modificaciones que implementaron entre los años el 2020 -2021, pero que ya no tienen retorno está la eliminación de prácticamente toda la emisión de cheques.

“El traspaso de sistema financiero al sistema SAP nos produjo un gran cambio en la forma de trabajo y si agregamos la pandemia tuvimos que adecuarnos a las grandes modificaciones que tuvimos que asumir. Y uno de ellos fue la forma de pagos, sustituyendo los pagos con cheques a pagos con vale vista o transferencia”, explicó Gonzalo Carrasco, consultor de la División de Tesorería. 

“Con este cambio, dejamos las emisiones de cheque solamente a solicitudes especiales, donde la única alternativa es el pago con cheque, por ejemplo, indemnizaciones y pagos a profesores extranjeros visitantes”, explicó.

Carrasco acotó que “el cambio de sistema y la Pandemia nos favoreció   en la implementación de este cambio y permitió la eliminación casi en su totalidad de la emisión de pagos con cheques.  Este es uno de los cambios que llegaron para quedarse”.

En esta misma línea, también se oficializa y concentra el sistema de pagos centralizados para todas las cuentas corrientes de las reparticiones de la UdeC en la División de Tesorería.

Otra modificación significativa fue la digitalización de los impuestos universitarios- estampillas- que requieren los estudiantes y el funcionamiento del mall virtual

“Sin lugar a dudas, la tienda virtual nos aportó muchísimo en tiempos de pandemia, puesto que pudimos reemplazar las cajas que operaban físicamente por la venta de estampillas en las tiendas online. Este espacio virtual también ayudó a las Facultades a ofrecer una gran diversidad de productos y servicios y así, de cierta forma, hacerle frente al impacto negativo que nos estaba causando esta pandemia”, expresó Juan Umaña, profesional de la División de Tesorería encargado de esta materia.

Umaña recalcó que “la digitalización de los impuestos universitarios fue fundamental, ya que pudimos facilitarles la obtención de estos documentos a todo alumno, alumna y exalumnos y exalumnas que lo requirieran sin que tuvieran que acercarse a la Universidad. Los canales de compra habilitados fueron por medio de nuestro mall virtual y también vía transferencia bancaria tanto nacionales como internacionales”.

Matrículas online

En relación a los cambios incorporados en el proceso de ratificación de matrícula vía online, el Jefe de la División de Tesorería, Sergio Maurer, explicó que “el año 2021 se implementó el pago vía online y el año 2022 nos ratificó que es una excelente medida. Primero, porque evita el desplazamiento de muchos alumnos y alumnas a la Casa del Deporte y segundo, porque toda la ayuda se puede prestar de manera remota, se puede guiar, orientar y acompañar desde la más mínima ayuda hasta que ya son parte de la familia UdeC”.

 Maurer relató lo emotivas que fueron las reacciones de los estudiantes y sus familias cuando se terminaba el proceso de matrícula. "Era decir:  ya eres alumno de la UdeC, bienvenido a nuestra familia y escuchar los llantos y los gritos de la familia que está expectante junto al celular esperando la buena noticia”, recordó.

Si bien el proceso de ratificación de matrícula dura hasta cinco días, en la División de Tesorería siempre hubo un profesional dispuesto a ayudar hasta entregar una solución a alguna contingencia que pudiera surgir.

Maurer recordó que durante este proceso, para facilitar su éxito, “a veces enviábamos a los alumnos o alumnas a depositar. Luego, con una foto enviada por celular junto a sus datos personales, los ratificábamos como alumno o alumna”.

Con el fin de concretar la matrícula de los estudiantes, subrayó Maurer, “pusimos a disposición todas las cuentas corrientes vigentes en distintos bancos, para aquellos alumnos que no tienen los medios digitales para hacer su ratificación o para aquellos que solo pagan en efectivo, que no son pocos, y pagan el año completo”.

En conclusión, coinciden los profesionales de la División de Tesorería, si bien algunas de estas modificaciones se implementaron producto de la obligada virtualidad de 2020 y 2021, su éxito y beneficios determinaron que son innovaciones que llegaron para quedarse.