Equipos de direcciones VRAEA participaron en Taller de Gestión de Procesos
En el marco del Proyecto de Estandarización de Servicios de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, VRAEA, se realizó el Taller «Técnicas para la Implementación de Gestión por Procesos en las Direcciones VRAEA».
Este taller, de tres jornadas presenciales, contó con la participación de 48 funcionarios y funcionarias de las cinco direcciones de la VRAEA, (Personal, DTI, Finanzas, Servicios y Adquisiciones y Gestión de Contratos) líderes de distintos procesos, encabezados por el Vicerrector Miguel Quiroga y su equipo de directores, además de funcionarios de Formación Permanente y Contraloría de la Corporación UdeC.
Al respecto, el Vicerrector Quiroga explicó que esta instancia dio paso a la segunda fase del Proyecto de Estandarización de Servicios de la VRAEA. «En la primera fase de este proyecto identificamos junto a las 5 direcciones los macroprocesos, nuestros usuarios, los servicios que cada una de las direcciones presta e incluso establecimos una política de calidad para cada una de ellas y este Taller viene a potenciar y dar continuidad a esa tarea», expresó.
En tanto, la Directora de Personal, Cecilia Saavedra, agradeció la oportunidad de participar en esta instancia de transferencia de conocimientos y experiencias. «Es útil para visualizar los procesos y entender de qué manera intervenir en ellos para efectos de mejora. Porque al generar un ordenamiento uno tiene mayor eficiencia y agilidad en la solución de problemas», manifestó.
La Coordinadora General de Formación Permanente, Ruth Pérez, agregó que la "importancia de realizar esta primera capacitación presencial se debe al diseño del taller que desde el Proyecto de Modernización nos encomendaron. Principalmente porque estuvo dirigido a funcionarios y funcionarias que cumplen el rol de líderes de procesos en sus respectivas direcciones y para socializar sus experiencias en la identificación y diagramación de procesos era muy importante reunirnos y trabajar en modelos SIPOC bajo la supervisión de nuestro asesor de calidad, Nilsson Cordero”.
Ya finalizada esta capacitación, precisó Pérez, “nuestra unidad emitió la certificación y los 48 participantes ya se encuentran en posesión de su respectivo certificado en formato digital".
Transferencia de conocimiento y experiencias
En tanto, los y las participantes de este Taller manifestaron su satisfacción esta instancia de capacitación.
Evelyn Vásquez, Subdirectora de Servicios, expresó: “Fue un taller bastante provechoso, la verdad es que el levantamiento de los procedimientos de la VRAEA es un anhelo que se ha tenido desde hace bastante tiempo, es una gran oportunidad poder participar, ya que como Dirección de Servicios tenemos varios procesos que interactúan con otras direcciones y que son un aporte a la Universidad”.
La Subdirectora valoró también el hecho que se incluyera a todas las jefaturas de las direcciones de la VRAEA en esta capacitación. “Es una capacidad que no todos tienen por su desarrollo profesional. Entonces, establecer los criterios básicos para poder definir las técnicas apropiadas, para poder establecer estructuralmente todos los procedimientos, es un gran avance, es la base para poder mejorar los distintos procesos en las direcciones”, subrayó.
Una opinión similar manifestó Álvaro Muñoz, Jefe de la Unidad de Inteligencia de Negocios de la DTI.
“Los contenidos abordados me parecieron muy buenos e interesantes. Nosotros hemos tratado de llevar esto a nivel de procesos, pero nunca lo habíamos podido plasmar. Siento que este taller era el impulso que faltaba para poder realizarlo correctamente”, señaló.
Además, recalcó lo positivo que resultan estas instancias de aprendizaje conjunto e intercambio de experiencias. “Son super buenas estas instancias, se agradece volver a la presencialidad y que piensen en nosotros con capacitaciones y talleres para mejorar nuestras tareas”, concluyó.
En tanto, Alejandra Herrera, Jefa de Unidad de Contratos y Remuneraciones de la Dirección de Personal, aportó: “Encuentro súper importante este Taller, ya que uno trabaja día a día y no dimensiona la importancia de su trabajo en relación con las otras unidades y áreas de la Universidad. Somos la VRAEA y estamos todos entrelazados, por lo que es fundamental ir conociendo en qué aspecto se puede mejorar en cuanto a procesos con organismos que trabajan a la par de uno, ya que en ocasiones hay desconocimiento de aquello”.
Alta participación e involucramiento
Nilsson Cordero, especialista en gestión de calidad y relator del taller, recordó el contexto en que se diseño este Taller para los líderes de procesos de las direcciones de la VRAEA.
“En el Proyecto de Estandarización de Servicios VRAEA, un elemento central dentro del marco de trabajo, lo constituye la Gestión por Procesos, disciplina basal sobre la cual buscamos normalizar las actividades, procedimientos y métodos de trabajo aplicados en las distintas Direcciones de la VRAEA y en los Organismos Universitarios que deseen adherirse a estos lineamientos”, explicó.
“Dentro de este contexto, el factor humano resulta clave en el reconocimiento y estandarización de los procesos, motivo por el cual extendimos la invitación a este taller que buscó facilitar a las personas los conocimientos teóricos y prácticos necesarios para involucrarse en la mejora del desempeño de sus unidades organizativas”, agregó.
Este objetivo, acotó, fue logrado satisfactoriamente con una alta participación durante cada una de las sesiones y el involucramiento en las actividades prácticas realizadas, “en donde fue posible evidenciar el interés por implementar nuevas prácticas de gestión que faciliten la comprensión y optimización del propio trabajo en vista de la interdependencia de todos y todas en el quehacer institucional”.
