Modernización de la Gestión Financiera en modalidad virtual

Desde que ocurrió la emergencia sanitaria por Covid-19 y la Universidad instruyó el trabajo a distancia, para resguardar la seguridad de los trabajadores y sus familias, han continuado de manera permanente actividades de diversa índole. Una de ellas es el proceso de Modernización de la Gestión Financiera apoyada por el ERP SAP que comenzó a funcionar el 8 de enero reemplazando a SIFIN, sistema que operó durante 20 años.
En este período y pese a las dificultades, se logró migrar el balance financiero, lo que significa que todas las partidas asociadas a movimientos contables del sistema anterior se han traspasado correctamente, trasladando los datos necesarios para operar en la nueva herramienta SAP.
Esto último implicó un arduo trabajo para la División de Contabilidad, de la Dirección de Finanzas de la VRAEA, que junto a la Dirección de Tecnologías de Información, dedicaron mucho tiempo para lograr este hito, no exento de dificultades, pero también de mucho aprendizaje en el proceso, con horas de capacitación en cada uno de los procedimientos y el esfuerzo interdisciplinario de los equipos de la VRAEA, de MGF y de diversas reparticiones universitarias que han debido asumir esta nueva modalidad que implica también una transformación de la cultura organizacional de nuestra institución.
Con este hito se avanza en la estabilización del sistema y constituye un paso más en el proceso de entrada en régimen del sistema SAP en la Universidad, tarea que también involucra a toda la comunidad universitaria y de la que se requiere apoyo y colaboración.
Capacitación permanente
Otro aspecto relevante en este proceso ha sido la capacitación permanente. En estos meses, los equipos directivos han participado de dos workshop relevantes: El primero abordó conceptos básicos y procesos que son importantes en el nuevo modelo de gestión y los principales cambios productos de su implementación y el segundo se refirió a los reportes a los que podrán acceder y que les permitirá contar con información relevante para realizar su gestión.
Por otro lado, los Jefes Administrativos y sus equipos en las distintas reparticiones, con alrededor de 200 personas, han participado semanalmente en distintos talleres para potenciar el aprendizaje de la herramienta y los procesos que involucra el nuevo modelo de gestión, en las siguientes temáticas: Contabilizaciones Generales, Reportería: CECO-CO; Proyectos, Cuenta Bancos; Compensaciones; Creación, Planificación y Presupuestación Orden CO; Guía de Despacho Electrónica; Ventas, entre otros.
Estos Workshop han sido replicados por sobre el 80% de los Usuarios SAP y se han destinado, hasta diciembre de 2020, 25 instancias diferentes con 60 horas cronológicas asociadas para ello.
Estas acciones reflejan que no obstante el escenario inédito que generó esta pandemia, la Universidad de Concepción, en sus distintas actividades, ha seguido su funcionamiento financiero administrativo, pese a lo complejo del panorama a nivel nacional.

Procesos institucionales
Al respecto, el Jefe del Proyecto de Modernización de la Gestión Financiera, Álvaro Muñoz, precisó que este el equipo de proyecto “ha trabajado arduamente para lograr la estabilización del sistema, tarea que no ha estado exenta de complicaciones, escenarios no cubiertos y mejoras necesarias a implementar en el corto plazo. Sin embargo, hemos podido atender las necesidades más prioritarias, pensando siempre en la mejora continua, entendiendo que este proceso generalmente toma más tiempo de lo que uno tiene presupuestado inicialmente”.
En tanto, el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, Miguel Ángel Quiroga, subrayó que “el camino no ha sido fácil, desde el primer pago masivo que se realizó el 08 de enero de 2020. No esperábamos que lo fuera, para ninguno de los que ha estado involucrado en la implementación y estabilización de esta herramienta, ni para quienes han tenido que interactuar con ella, capacitarse y ajustarse a nuevos procesos”.
Consciente de que aún quedan desafíos por superar y oportunidades de mejora, el Vicerrector Quiroga destacó la necesidad de seguir trabajando en la modernización de la gestión institucional en la Universidad, “propósito que está estrechamente con los lineamientos estratégicos en los que, como comunidad, hemos decidido trabajar en los siguientes 10 años y que están contenidos en el nuevo Plan estratégico Institucional 2021-2030”.