Las tareas claves del Centro de Servicios Compartidos Tributarios de la Dirección de Finanzas
La Universidad de Concepción, producto de las actividades de sus diversas reparticiones, debe cumplir con un sinfín de responsabilidades tributarias y de contabilidad, las que realiza a través de la Dirección de Finanzas de la VRAEA.
Desde allí es que a contar del 2018, se ha ido conformado un Centro de Servicios Compartidos Tributarios, que apoya la tramitación de los documentos tributarios que ingresan a la Universidad y que se encarga del ordenamiento de facturas, notas de crédito, liquidaciones de compras y otras transacciones que realiza la UdeC y que conforman el Libro de Compras de la casa de estudios.
Este Centro de Servicios Compartidos está compuesto por un equipo de seis personas, encabezado por la encargada de la Unidad Tributaria de la Dirección de Finanzas, Ramona Gajardo e integrado, actualmente, por Javier Torres, Lorena Matus, Estela Salazar, Paola Ayala, Ignacio Villarroel y Joel Fuentes, en apoyo de profesionales del área de las finanzas y administración.
Durante los años 2020 y 2021, explicó Ramona Gajardo, en pleno periodo de pandemia, los documentos tributarios que gestionó la Dirección de Finanzas rondaron entre los mil quinientos y dos mil por mes. Sin embargo, en un periodo normal, la Dirección de Finanzas puede llegar a gestionar ocho mil documentos tributarios mensuales, que son procesados y considerados para la creación del Libro de Compras de la Universidad.
Así, a través del equipo del Centro de Servicios Compartidos se puede monitorear dicha documentación y conciliar cada mes con los registros de compras del Servicio de Impuestos Internos (SII) y lograr un proceso más expedito y ordenado.
El objetivo principal de este Centro es generar un ordenamiento en la administración de los documentos tributarios electrónicos y manuales que emiten los diversos proveedores de las distintas reparticiones de la Universidad en cada uno de sus campus. Aquí se consideran todas aquellas empresas u organismos que se relacionan con la UdeC, siempre tras previa validación del SII, para efectuar el correspondiente pago de cualquier obligación adquirida, de manera más eficiente.
De este modo, el trabajo del Centro de Servicios Compartidos significa una pieza fundamental para lograr mantener el orden tributario de la Universidad de Concepción, coinciden sus integrantes.
Monitorear incongruencias
Javier Torres, Contador Auditor, destaca la importancia de este Centro en cuanto a “su función, el volumen de documentos que se maneja y porque está conectado con distintos departamentos de la Universidad. Esto no solo en el campus Concepción, sino que a nivel de todos los campus UdeC”.
En esta misma línea, Ramona Gajardo precisa que “lo más importante de todo es que nosotros controlamos parte de las obligaciones que la Universidad tiene con terceros”. Es por esto que la Dirección de Finanzas pone énfasis en el orden que se lleva de estos documentos, puesto que, si éste no existiera, se originarían incongruencias entre los documentos emitidos para pagos y su materialización, lo cual pude representar un riesgo financiero relevante para la institución.
Para lograr este ordenamiento, el equipo de trabajo del Centro de Servicios Compartidos debe verificar cada dato de los documentos que se ingresan a su sistema. Respecto de estas tareas, Estela Salazar, operadora del Centro, destaca que “en estos momentos estamos encargados del monitor DTO, que son todos los documentos tributarios de compra y recepción. También estamos encargados de verificar el funcionamiento de este sistema, donde llegan estos documentos, que no tenga errores y si presentan errores, se levanta inmediatamente un incidente para informar”.
Todo ello se suma al proceso de conciliación del Libro de Compras con el Registro de Compras del SII y con el ingreso de tipos de cambio, debido a que en ocasiones se necesita hacer la transformación de pesos chilenos a euros, dólares e incluso a UF o UTM.
Asesorar y capacitar
Dentro de este Centro de Servicios Compartidos también se deben desarrollar capacitaciones para entregar las herramientas necesarias a quienes deban enfrentarse a documentos especiales. Por ejemplo, las facturas de combustible, que tienen un indicador de impuesto específico, por lo que debe existir un asesoramiento al respecto.
En tanto, Lorena Matus, analista contable de SAP, resalta: “Nosotros debemos hacer un análisis constante, viendo todos los problemas que se van presentando, para ir dando soluciones a estos y buscar formas de cómo ir depurando el trabajo, hacerlo más rápido y amigable. Porque los documentos tributarios no esperan, las facturas pueden ser reclamadas en el plazo legal”, expresó.
Un tema relevante en que todos coinciden es la importancia de los plazos que se deben respetar en estos procesos. “Nosotros, por normativa, tenemos ocho días para reclamar los documentos por desconformidad, porque el producto no llegó, porque el servicio no se prestó, etc. Hay documentos que, por el monto, tienen que ser contabilizados antes del octavo día, de lo contrario se reclaman, aunque tengan una orden de compra” aclaró la Analista Contable.
Para concluir, Ramona Gajardo expresó que “lo principal es el trabajo que el Centro de Servicios Compartidos hace con proveedores y usuarios, el asesoramiento y las capacitaciones. En ese ámbito, hemos logrado hacer estrategias para poder trabajar con Tesorería y no nos atrasemos con los pagos y mantengamos el ordenamiento y control en esta materia”.
