Divisiones y reportería de la Dirección de Finanzas
La Dirección de Finanzas (DirFin) de la Universidad de Concepción elabora y gestiona una importante cantidad de reportes financieros con el fin de entregar transparencia y datos relevantes, que permiten a los diversos colaboradores, clientes y usuarios de la institución estar al tanto de la realidad económica para el desarrollo de distintas tareas, servicios, fiscalizaciones u otro tipo de interacciones.
Dentro de esta repartición existen tres divisiones que llevan a cabo labores fundamentales tanto en la construcción, como en la consulta y utilización de estos reportes, las cuales son tesorería, junto al proyecto de Modernización de Gestión Financiera (MGF), presupuesto y contabilidad.
Implementación SAP y avances en reportería
Álvaro Muñoz López, director de MGF, explica que la reportería dentro de la Universidad de Concepción ha tenido una evolución desde el 2020, cuando en enero de ese año se implementó la producción con SAP, empresa que provee un software para la centralización de gestión de datos, permitiendo una mejor organización y un monitoreo en tiempo real de las compras, producción, finanzas, entre otros servicios y necesidades de la Universidad.
“Muchas cosas que tenían relación con los informes no existían antes de SAP. A medida que avanzamos en su implementación, nos dimos cuenta de que había un gran espacio de mejora. En base a ello nos pusimos, junto al Director de Finanzas, Carlos Sanhueza, a trabajar en desarrollar reportes de alto nivel para las autoridades”.
De este modo se amplió el desarrollo de informes que abarcan información bancaria y ejecución presupuestaria de proyectos. Además, hoy se trabaja, junto a la división de tesorería, en la construcción del reporte de ejecución de caja. Si bien los ingresos y los gastos están en diversos reportes, la entrega de esta información permitirá, entre otras ventajas, visualizar estos flujos en un solo documento.
En cuanto al impacto que tendrá la implementación de este reporte, Álvaro destaca “la visibilidad, una de las cosas que más está en boga hoy día es la transparencia, por lo que este es el objetivo tanto de MGF como de la Universidad, siempre con el ánimo de tener la información lo más disponible posible”.
Reportes de ejecución presupuestaria
Por otra parte, entre los reportes más importantes que se trabajan desde la DirFin, se encuentra el de ejecución presupuestaria, el cual se divide en dos áreas definidas por los centros de costos, de los cuales hay dos tipos, unos que reciben fondos centrales y otros que tienen ingresos propios, por lo que se manejan con lo que estos mismos generan.
En el caso de estos últimos, el reporte evidenciará todo lo que se ha gastado y los ingresos que se han generado, lo que permite realizar una comparación con las planificaciones que se hayan podido proyectar para determinadas fechas o plazos, principalmente de aquellas que se plantearon al inicio de cada año.
En cuanto al sector presupuestario o aquellos centros de costos que reciben fondos centrales, el reporte servirá para visualizar cuánto de los fondos asignados al comienzo de algún proceso, determinado por un periodo de tiempo, ya se ha ejecutado o consumido y cuánto de este aún sigue disponible.
Pilar Galleguillos Llanquín, jefa de la sección de presupuesto de la DirFin, explica que “esto permite hacer gestión utilizando esta información comparando años, meses y así ir viendo cuáles son las desviaciones y buscando los motivos de estas. Al administrar recursos es fundamental ir haciendo seguimiento a través de análisis, respondiendo a los modelos que defina la organización”.
Dentro de esto, Pilar releva la importancia que tiene la correcta utilización e ingreso de la información a la plataforma proporcionada por la Universidad para los movimientos de compra, ventas y otro tipo de transacciones, ya que de estos se alimenta el reporte de ejecución presupuestaria.
Para asegurar este correcto uso, la profesional de la DirFin nos comenta que “se hacen capacitaciones permanentemente, porque tenemos distintos públicos, entonces hay todo tipo de formaciones entre las personas que acceden a esta información y es muy importante que desde la Dirección de Finanzas también apoyemos a que se pueda interpretar adecuadamente y eso requiere cierta capacitación”.
La reportería en la división de Contabilidad
En cuanto a la división de contabilidad, estos trabajan con informes internos solicitados por personal u organismos de la Universidad y externos que corresponden a entes fiscalizadores o de otra índole.
La jefa de esta división de contabilidad es Paulina Sandino Pino y comenta que entre estos reportes “mensualmente tenemos que cerrar el balance de la Universidad. Ese cierre genera un reporte de gestión que se deriva al Director de Finanzas, quien se encarga de aprobarlo para luego hacerlo llegar al directorio. Todo esto luego de un largo proceso de revisiones y análisis interno”.
Esto es una forma de control interna de la situación financiera de la Universidad. Dicho reporte también es enviado a Finanzas Corporativas y se completa con información financiera en conjunto con la de otras reparticiones como dotación de personal, inversión, movimientos de caja, entre otros.
Sobre los reportes externos o que van dirigidos a entes fiscalizadores, proveedores u otros, la jefa de la división de contabilidad explica que lo puede solicitar, por ejemplo, “algo tan simple como el Hotel de Atacama, o de algún lugar, que necesita darle crédito a la Universidad para que se hospede alguien, por lo que nos piden un balance o un estado financiero”.
En esta línea y con el ánimo de incrementar las capacidades de aquellas personas que necesiten reforzar sus aptitudes de reportería, Álvaro Muñoz López, comentó que “junto con la gente de Dirección de Personal estamos elaborando un curso para el personal directivo, para el segundo semestre que abarque los conceptos básicos que maneja SAP. Considerando que hay muchas autoridades en jefaturas de carrera, dirección de departamento, que no conocen la nomenclatura o qué es un centro de costo, una posición presupuestaria”.
