La DAGC finalizó diseño y ha iniciado la implementación de su Sistema de Gestión de Calidad
La Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos (DAGC) de la Universidad de Concepción ha trabajado en el diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) basado en los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2015, el cual busca fortalecer el quehacer organizacional para entregar confianza a los usuarios de los organismos y facultades respecto de los servicios proporcionados.
Dicho diseño fue finalizado en junio del presente año tras un largo periodo de trabajo, que incluso comenzó antes de que la Dirección se instaurara como tal en noviembre de 2021, producto de un proyecto que se venía gestando desde hace ya algún tiempo gracias a los esfuerzos del Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, Miguel Quiroga Suazo, el actual Director de la repartición, Santiago Chávez Leyton y su Subdirectora, Romina Reyes Olivari.
Estas labores no solo consideraron la gestación de la Dirección, sino que también dieron inicio al diseño del Sistema de Gestión de Calidad que hoy se encuentra en etapa de implementación. Dicha planeación permitió, según Nilsson Cordero Placencia, Magíster en ingeniería y asesor externo de la DAGC, que la repartición se integrase al quehacer institucional con prácticas de calidad ya establecidas.
Proceso de diseño y puesta en marcha
En cuanto al proceso de diseño, Nilsson asegura que se buscó “poder asegurar la calidad desde la gestión de los procesos, entendiendo estos como aquellos elementos de gestión que permiten transformar los requerimientos de los distintos clientes de la Universidad para poder regresárselos con un nivel de conformidad de acuerdo a lo niveles de servicios que están comprometidos. Todo esto se estandariza bajo un modelo en el cual existen reglas claras de cómo la DAGC proporciona esos servicios”.
Para lograr esta estandarización se dispone de una serie de métodos que van a permitir ir monitoreando y haciéndole mejoras continuas a los procesos. Uno de ellos y que es muy fuerte, tiene que ver con los mecanismos de seguimiento y medición. Para que estos estándares se mantengan a través del tiempo se necesita estar observando los procesos del punto de vista del comportamiento.
Junto a lo anterior, también existe el seguimiento de indicadores que entregan información relevante acerca de la aplicación del SGC y de este modo se asegura a los distintos usuarios un servicio garantizado que se rige por la Norma ISO 9001:2015, la cual, mediante requisitos preestablecidos, da forma a una correcta gestión de calidad.
El Director de la DAGC, Santiago Chávez, indica que “en esta etapa de puesta en marcha del SGC se requerirá de un fuerte involucramiento del equipo de trabajo, focalizando nuestros esfuerzos en la capacitación y acompañamiento de las personas para permitirles una eficaz integración de estos nuevos estándares de trabajo, permitiéndonos así poder presentarnos a una auditoría de tercera parte para la obtención de la Certificación ISO 9001: 2015, durante el primer semestre del año 2023”.
Aplicaciones del SGC
En cuanto a las acciones concretas que considera este SGC de la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos, Carla Wohlk Asenjo, Jefa de la Unidad de Análisis y Mejoramiento de dicha repartición, comentó que estas se basan en la comprobación del trabajo de todas y todos los miembros de la DAGC.
“Aplicamos encuestas, empezamos a medir indicadores de gestión, nos preguntamos si hubo algún error o queja y así aplicamos acciones correctivas. A medida que vamos poniendo en práctica nuestro diseño de SGC vamos realizando las mejoras pertinentes. En el fondo este sistema es una herramienta para estandarizar el trabajo del personal de la DAGC, asegurándonos la ejecución de ciertas actividades necesarias para satisfacer al cliente y cumplir con los requisitos de los servicios proporcionados por nuestra Dirección” aseguró Carla.
Además, agregó que no solo se debe complacer a quienes solicitan sus servicios, sino que también se debe dar cumplimiento a los requerimientos legales y reglamentarios de la Universidad, teniendo buenas prácticas y generando valor para la Institución.
Así, la DAGC se posiciona como pionera en la creación de esta estandarización mediante su SGC, que se espera pueda servir de guía para el resto de reparticiones que también trabajan en la aplicación de este tipo de modelación bajo normas internacionales, aumentando de este modo el valor entregado por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos a la comunidad universitaria.
