DIRFIN UdeC ha logrado considerables avances en la contabilización de documentos tributarios
La incorporación del sistema de gestión financiera SAP a los movimientos transaccionales de la Universidad de Concepción en el año 2020, ha significado un gran avance en cuanto a transparencia y eficiencia de los procesos tributarios, pero ha traído consigo nuevos desafíos para la Dirección de Finanzas (DIRFIN), ente que vela por el bienestar económico de la institución.
Uno de estos desafíos se da en el marco del manejo de la documentación tributaria, tarea a cargo del Centro de Servicios Compartidos (CSC) de la DIRFIN que recibe el apoyo de ciertas Facultades de la UdeC, y que consiste más precisamente en la contabilización de los documentos tributarios que se generan en el libro de compras de la casa de estudios a través del sistema SAP, ya sean facturas, notas de crédito, débito u otros.
Estos documentos corresponden a todas las compras que hace la Universidad a proveedores y que se deben conciliar con los registros que maneja el Servicio de Impuestos Internos (SII). Además de lo anterior, estos registros de compra se deben caracterizar dependiendo de en qué se ocuparon estos fondos, detallando la respectiva utilización de su IVA para luego de eso poder pagar los impuestos correspondientes.
Pero antes existen una serie de procesos y comprobaciones que se deben realizar para poder dar con el origen de la utilización de ciertos fondos y la emisión de facturas que, muchas veces, no tienen una procedencia definida debido a que no se realiza una orden de compra previa. Esto, entre otras complicaciones que se deben gestionar y solucionar antes de ejecutar el pago de impuestos.
Estos procesos actualmente han tenido grandes avances y entre ellos está la considerable disminución de los documentos pendientes de contabilización. Entre el primer semestre de los años 2020, 2021 y 2022 se lograron contabilizar 74 mil 161 documentos en un universo total de 77 mil 476, quedando pendientes hoy en día tan solo 3 mil 315 documentos (4,3%).
El efecto pandemia
En el periodo prepandemia se recibían, al mes, entre siete mil 500 y ocho mil registros de este tipo que se debían contabilizar y procesar. Sin embargo, cuando la pandemia llegó en 2020, mismo año en que se comenzó a implementar SAP, la cantidad de documentos que ingresaron al sistema se vio muy disminuida debido a una reducción en la cantidad de compras.
Así, por ejemplo, en junio de 2020 la cantidad de documentos tributarios para contabilización, dentro de la plataforma SAP, era de tan solo 1.842. Empero, estos números se han duplicado para este 2022, debido principalmente a la vuelta a la presencialidad. El aumento total para el mes de junio de este año, en comparación al de 2020, es de 119,33% alcanzando un total de 4.040 documentos contabilizados.
Se espera que, para fines de este año, las cifras se acerquen a los 7 mil documentos que se venía contabilizando al mes en 2019. Es en este contexto que desde la Dirección de Finanzas se inició entre 2020 y 2021 la incorporación de ciertas Facultades de la Universidad como parte del equipo de contabilización para que se brindara apoyo en la gestión contable de estos registros de compra.
Ampliación y consolidación de equipo
Así, se unieron a esta tarea primeramente desde Chillán las Facultades de Ciencias Veterinarias, Ingeniería Agrícola y Agronomía. Además, en Concepción se sumaron las Facultades de Ciencias Naturales y Oceanográficas, Ciencias Biológicas, Ciencias Físicas y Matemáticas, y Ciencias Forestales. Junto a ello, la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo, el Instituto de Investigaciones Tecnológicas y el CRAI, también forman parte de este importante equipo.
Facultades y reparticiones que, bajo el alero y acompañamiento del equipo del Centro de Servicios Compartidos de la Dirección de Finanzas, llevan la contabilización de su propia documentación tributaria. Aporte que desde la DIRFIN destacan enormemente debido al apoyo que brindan y al trabajo en equipo que se ha logrado.
Respecto a esta colaboración, Estela Salazar Nickel, Operadora del CSC, destacó que, “el hecho de que las reparticiones estén contabilizando nos ayuda mucho. Ahora que se está regularizando la situación con la pandemia, ha aumentado mucho el volumen de documentos que llega mensualmente entonces ellos nos ayudan bastante”.
En cuanto al trabajo con las Facultades y reparticiones, Salazar explica que, “nosotros les avisamos cuando llegan los documentos, ayudamos en ciertos casos y ellos procesan sus registros mensualmente. Para eso, también estamos a cargo de capacitar a las personas y asesorar en los momentos que necesitan apoyo”.
Una vez que ese proceso concluye, la profesional del CSC comenta que se procede a “conciliar el libro con el registro de compras. Nosotros nos encargamos de verificar que todos los documentos estén bien contabilizados, con el contador de impuesto correcto y si existe algún error se hace la regularización correspondiente”.
Así, dentro de estos trabajos se han podido ir detectando y corrigiendo ciertos errores que generan conflictos en la contabilización. Ramona Gajardo Inostroza, Asesora de Gestión y Desarrollo de la DIRFIN y líder de CSC, comenta que ya se han podido hallar los principales desaciertos cometidos dentro de este proceso.
“Las principales equivocaciones que se cometen en contabilización son por error de indicador de impuesto y por periodo de contabilización. Me refiero, por ejemplo, a las facturas que cuando son a crédito tienen ocho días para ser aceptadas, entonces a fin de mes se crea el problema de que una factura puede tener fecha del 27 de julio y si viene al contado queda en julio, pero si viene a crédito y no la contabilizas en ese mes, pasa a agosto y ahí está el principal error, en el cambio de mes”, explicó Gajardo.
Respecto a esto último, María Leonor Urbina Badilla, jefa Administrativa de la Facultad de Naturales y Oceanográficas, relevó que, “el acompañamiento de ellos ha sido fundamental y gracias a eso también hemos ido bajando la tasa de errores considerablemente”.
En esa misma línea, Urbina destacó que, “actualmente los errores son mínimos, estamos en una etapa de madures super marcada, hemos encontrado soluciones en conjunto gracias a la comunicación que tenemos con ellos. Se ha formado un equipo super bueno, están presentes, son resolutorios y tienen buena disposición. Eso genera valor, porque es una ayuda mutua”.
De este modo, el trabajo en equipo ha permitido que el proceso de contabilización de documentos tributarios tenga alentadores números y genere avances considerables, permitiendo proyectar de mejor manera y pagar de forma correcta y ordenada los respectivos impuestos que le corresponden a la Universidad de Concepción.
