Avances y aportes del proyecto de diseño documental y estandarización VRAEA
En la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (VRAEA) se encuentra en marcha el proyecto de diseño documental para la estandarización de los diversos procesos que se desarrollan dentro de sus distintas Direcciones. Este trabajo, encabezado y promovido por el Vicerrector, Miguel Quiroga Suazo, responde a la voluntad que existe en la Universidad de Concepción por mejorar, garantizar la calidad de los servicios que entrega y lograr la excelencia.
Una herramienta que ya se implementa y se sigue desarrollando para lograr estos objetivos Institucionales. Mecanismo que pretende permitir el desarrollo de una mejora continua que satisfaga los requerimientos de los diversos usuarios, garantizando la calidad de los servicios prestados y posibilitando, de este modo, incrementar aún más la confianza en la institución y la unificación de las Direcciones de la VRAEA bajo una misma mirada.
Para lograr aquello, la estandarización busca acercar de mejor manera a los trabajadores y trabajadoras al porqué del quehacer dentro de sus funciones. De este modo, la aplicación de este mecanismo entrega una mejor orientación de los objetivos, actividades, indicadores, riesgos, entre otros factores involucrados en cada área, división, unidad o tarea.
Procesos bajo normativa vigente
Es así como, para lograr una correcta orientación de su personal y cumplir a cabalidad con la reglamentación vigente, en la UdeC se establecieron primeramente normativas institucionales para velar por mantener un elevado estándar de calidad con el debido respeto a las leyes que rigen las áreas de servicio en que se mueve la Casa de Estudios. Una de estas herramientas es la dirección de todos aquellos organismos no académicos a través del Reglamento Orgánico.
Pero eso no es todo, para lograr una correcta estandarización, los procesos deben respetar y regirse por las normativas vigentes estipuladas en la Ley de Educación Superior N° 21.091 y los criterios de la Comisión Nacional de Acreditación (CNA). Donde se establecen parámetros precisos para definir calidad y otros términos clave.
Además, y buscando velar por lo mismo, la Universidad cuenta con un Plan Estratégico Institucional (PEI) mediante el cual determina su misión, visión y valores a la hora de entregar sus servicios. Estos siempre irán en pro de brindar un correcto ambiente de aprendizaje para sus estudiantes, generando conocimientos e innovación. Dicho Plan se encuentra vigente desde 2021, condición que mantendrá hasta el año 2030 en la Institución.
Estas normativas y políticas son la base del desarrollo de la estandarización, pero para lograr garantizar que dichos procesos cumplan con la calidad que se necesita o busca entregar, se agregan al análisis Normas Internacionales de Calidad según correspondan. Específicamente se trabaja con las Normas ISO 9001;2015 (Sistema de Gestión de Calidad), 21.001;2018 (Sistema de Gestión para Organizaciones Educativas) y 31.000 (Sistema de Gestión de Riesgos).
Bajada y socialización de Procesos
De este modo para conseguir aplicar correctamente la estandarización, también se deben considerar mecanismos para entregar esta información de forma correcta al personal. Por lo que el trabajo para lograr este cometido se dividió en dos grandes etapas, estando contenido en la primera el reconocimiento de las unidades organizativas, el alcance del servicio, el mapa del proceso y las políticas de calidad por cada uno de estos.
Fase que ya todas las Direcciones completaron, lo que permitió, a través del levantamiento de esta información, la identificación y definición de los factores clave. Posteriormente, en la segunda etapa cada uno de estos procesos, previamente establecidos por la distintas Direcciones, se ordena y plasma en un documento.
Esto se traduce en la construcción de una Ficha de Procesos que contiene y entrega todos los datos relevantes para la correcta ejecución de estos, cuidando que la información entregada responda a ello, logrando así garantizar a través de procedimientos más específicos el debido estándar de calidad.
Es de esta forma que esta estandarización se pretende llevar a cabo en cada una de las reparticiones de la VRAEA, siendo la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos (DAGC) la que más ha avanzado en sus procesos, contando ya con la documentación de la totalidad de estos e incluso cumpliendo con un Sistema de Gestión de Calidad en base a ellos.
Aplicación y aportes al proceso de Transformación Cultural
Respecto al empleo de este mecanismo, Paulina Sandino Pino, jefa de la División de Contabilidad de la Dirección de Finanzas (DIRFIN), destaca que uno de los puntos altos de la estandarización es “evitar la falta de comunicación o el mal entendimiento entre las unidades o los mismos equipos. Es bueno que se sepa de antemano cuál es el resultado que se espera en determinado proceso y los plazos que considera. La documentación de los procesos además permite cuestionamientos y análisis para mejorar”.
“Es como un calendario que ordena actividades que se suceden unas con otras e incluso algunas en paralelo, que nos permite identificar qué tiene que hacer cada uno, cuándo y cómo. Acota el espacio para dudas y si las hay también se estipula una forma más fácil de actuar ante ellas”, agregó Sandino.
Así uno de los objetivos que se persigue es también generar una comunicación más transversal y menos vertical, que pretende lograr un ambiente de confianza, trabajo en equipo y que signifique no solo una mejora en los servicios, sino que también en el entorno laboral, factor clave en la Transformación Cultural que vive hoy la Vicerrectoría.
En cuanto a este último punto, la jefa de Contabilidad relevó que “el hecho de plasmar en una estandarización los procesos nos permite saber desde antes cuál es el fondo de lo que estamos haciendo, visualizar el fin y el aporte que se entrega en cada tarea. Es fundamental que se genere en el equipo de trabajo el entendimiento de la importancia del rol de cada persona, es clave entender que las personas son el motor de la VRAEA”.
En esa misma línea y respecto a esta labor, la encarga de la Unidad de Gestión de Calidad de la DTI, Gisella Díaz Avello, destacó que “esto contribuye al trabajo colaborativo, estamos todos trabajando hacia un mismo objetivo y bajo una misma visión. Por ejemplo, desde la DTI se puede aportar a la correcta ejecución de un proceso de Personal y así todo VRAEA se vuelve una sola unidad más cohesionada”.
De este modo, se espera completar la estandarización de todos los procesos en la totalidad de reparticiones VRAEA, logrando garantizar un estándar de calidad elevado y que no sufra variaciones debido a confusiones o ambigüedad a la hora de llevar a cabo cada una de las tareas del personal, otorgando un mejor entendimiento entre funcionarios, su rol y labores.
