Proyecto de Modernización de la Gestión Financiera mantiene a la UdeC a la vanguardia en sistema SAP
Desde el año 2020 la Universidad de Concepción migró y centralizó su gestión de datos a través de SAP, sistema que permite, entre otras cosas, un mejor ordenamiento de la información financiera en la Institución. Desde entonces ha existido una evolución constante en la forma en que la UdeC se vincula con sus usuarios, mejorando en organización, monitoreo de compras, producción, finanzas y otros servicios que esta presta y recibe.
Todo este progreso se debe a la incorporación de este sistema y el trabajo realizado desde el Proyecto de Modernización de la Gestión Financiera (MGF) de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (VRAEA) que, junto con la Dirección de Finanzas (DIRFIN), vela por las soluciones financiero-contables de la VRAEA.
Gracias a esta implementación han existido constantes mejoras que permiten mayor disponibilidad y transparencia en el traspaso y entrega de información financiera relevante para diversas áreas. Pero la incorporación y progreso de este programa no ha sido fácil.
Su puesta en marcha dentro de algunas empresas de la Corporación UdeC se dio por el 2016 a través de una nube privada gestionada por Claro Chile que mantenía su data center en Santiago. Sin embargo, no es hasta 2020 que la Universidad de Concepción como tal comenzó a utilizar este sistema, un año después se decidió actualizar a una nube pública en Amazon Web Services a través de NOVIS, migración que permitió optar a un sitio de contingencia que ya está operativo y validado con dicha empresa consultora.
Esta mejora permitió, entre otros avances, ofrecer una infraestructura más accesible, respaldos automáticos, absorción de peaks transitorios o estacionales, entre otras ventajas. Esto ubica a la UdeC en la vanguardia respecto a lo que se tratan este tipo de plataformas y sistemas de gestión empresarial.
El proyecto de actualización SAP
Sin embargo, para mantener este estatus vanguardista en la materia, es necesario avanzar junto a la tecnología. Es así como, para mantenerse al día con los avances y soluciones, durante agosto de este año se hizo la actualización del software SAP con el que se cuenta actualmente, pasando así de la versión 2016, comprada en un inicio, a la de 2021, cambio que convirte a la UdeC en la primera y única Univerisdad de la región en aplicar este avance. Gestión mediada por un proyecto que MGF comenzó a desarrollar en abril de 2022.
“SAP como proveedores de este software, son quienes liberan y dan soporte por determinada cantidad de años. Nosotros nos encontramos con que nuestra versión ya estaba terminando su ciclo. Esta actualización nos da acceso a la última versión y a las mejores funcionalidades que ofrece el producto que ya tenemos contratado”, explica Marcela Aguilera Hafner, líder de tecnología del Proyecto MGF y encargada de la modernización en el sistema.
Respecto a eso, Aguilera destaca que, “fue un proyecto exitoso y gracias a eso seguimos en la vanguardia de lo que SAP tiene en el mercado. Eso nos trae como beneficios tener las últimas mejoras y herramientas que hay disponible”. Si bien la implementación fue difícil, Álvaro Muñoz López, director del Proyecto MGF, también destaca el desarrollo de este procedimiento como un éxito.
Trabajo y beneficios de la actualización
“Hoy estamos en el modelo del año, no tenemos un software obsoleto, tenemos la modernización del sistema con sus nuevas funcionalidades y la posibilidad de agregar más que se acomoden al usuario. Nos ampliamos y contamos con la tranquilidad de implementar cosas nuevas y seguir creciendo gracias al soporte y la mantención de la estructura actualizada”, destacó Muñoz.
Junto a ello, el director de MGF comentó que, “ahora nosotros tenemos acceso y disponibilidad de nuevas funcionalidades que podemos configurar. Hoy, por ejemplo, tenemos la posibilidad y estamos trabajando con la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos en implementar las solicitudes de pedido, en el reorden del stock de materiales, cosas que no podríamos haber hecho si no migrábamos. En definitiva, ahora tenemos más espacio para crecer”.
En cuanto al proceso de actualización, explica que para llevarlo a cabo el equipo interno a cargo de este proyecto se dividió en tres ambientes distintos encargados de desarrollar, probar y producir los cambios. Así, mediante este proyecto se lograron identificar errores y modificar y ajustar funcionamientos para la correcta puesta en marcha de este upgrade del sistema SAP.
Sobre aquello Patricia Solís Nova, subdirectora de MGF, destacó que, “la etapa de pruebas fue bastante corta, incluyó pruebas unitarias e integrales en las funcionalidades operativas de SAP, la continuidad en la integración con los sistemas legados y los procesos críticos de la operación diaria y de cierre de la gestión financiera contable”.
Adicionalmente, Solís relevó que este minucioso trabajo en que se probó cada escenario, permitió una puesta en marcha con una baja tasa de incidencia en comparación a otros proyectos de esta envergadura, cuestión que fue posible gracias a los esfuerzos y el conocimiento del equipo de MGF y el personal de la DIRFIN.
Para cerrar la subdirectora de MGF agregó que, “con todo esto, sumado al buen trabajo de NOVIS como empresa consultora, se logró el cumplimiento de los plazos y el objetivo de dejar operativa la nueva versión de SAP para las 11 empresas de la Corporación UdeC, a partir del regreso de las vacaciones de invierno del 2022. Situación que pasó completamente desapercibida por nuestros usuarios que se traduce finalmente como un proyecto exitoso”.
