Aplicación y avances del Procedimiento de Incorporación de Proveedores de la DAGC

La Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos (DAGC) se encuentra implementando una serie de mecanismos para lograr que las compras y contrataciones de bienes y servicios que realiza la Universidad de Concepción cumplan en su totalidad con las Normas establecidas tanto por la ley, como por las reglamentaciones internas.

La UdeC cuenta con una gran cantidad de usuarios y también de proveedores, estos últimos son quienes prestan servicios o proporcionan bienes e insumos a la Institución. Para tener una debida relación y control de estos, la DAGC cuenta con una estrategia de abastecimiento que consta de una serie de mecanismos y herramientas tanto de fiscalización como de comprobación y monitoreo de estas entidades.

Cabe destacar que la Universidad de Concepción se rige por lineamientos corporativos donde se define y estipula el cumplimiento de los Modelos de Prevención de Delitos y Políticas de Conflicto de Interés. Modelos que se sustentan y guían por las leyes nacionales que regulan, entre otras cosas, las responsabilidades penales de las personas jurídicas.

Implementación del Procedimiento

Para lograr cumplir de forma idónea y uniforme con todas las normas y reglamentos que se exigen tanto nacional, internacional como institucionalmente, la DAGC cuenta con un Procedimiento de Incorporación de Proveedores a través del cual se ha permitido dar ordenamiento a las tareas que se deben cumplir antes de vincular a la Universidad con alguna empresa u organismo que le preste servicios o provea del algún bien o insumo.

En cuanto a su aplicación, Carla Wöhlk Asenjo, Jefa de la Unidad de Análisis y Mejoramiento de la DAGC, explica que, “este Procedimiento menciona cuáles son los pasos que se deben seguir y qué documentos se deben enviar como respaldo para nosotros poder incorporar un proveedor a nuestra Institución. Antes no se hacía de esta forma”.

Sobre lo mismo, Wöhlk complementa que, “nosotros tenemos que cumplir requisitos mínimos para incorporar a un proveedor y velamos fuertemente que esto se cumpla. Así evitamos malas prácticas y delitos asociados, debemos comprobar que la información sea válida. Incluso, en esta puesta en marcha, han llegado solicitudes de empresas que no tiene cuenta propia o tienen la cuenta de una persona natural y en esos casos se ha tenido que rechaza la solicitud”.

La aplicación de este Procedimiento de Incorporación de Proveedores está en su etapa inicial y en junio de este año se le hizo una actualización, a partir de esta fecha se comenzó a aplica con mayor fuerza. Este procedimiento busca, mediante su completa implementación, el cumplimiento de las diversas normas y reglas para asegurar un estándar regulatorio a la hora de realizar estas gestiones, permitiendo el cuidado institucional y una optimización de recursos que permita sacar el mejor provecho de estos.

¿Qué resguarda este procedimiento?

Así mismo, el Director de Adquisiciones y Gestión de Contratos, Santiago Chávez Leyton, releva que la correcta aplicación de este procedimiento protege a la Universidad “del cometimiento de delitos, fraudes o ilícitos que pueden darse a través del propio proveedor”.

En esa misma línea el Director explica que, “no basta con tener los datos del proveedor para ingresarlo en el sistema. La empresa debe estar constituida legalmente, debemos tener conocimiento de sus socios, comprobar que la empresa tenga el respaldo financiero para cubrir nuestras exigencias. Además, debemos exigir que se adhieran a nuestro Modelo de Prevención del Delito y Política de Conflicto de Interés”.

Adicionalmente, Chávez destaca que se estableció, con apoyo de la Contraloría de la Corporación UdeC, una Política de Tolerancia Cero que los proveedores también deben adherir y cumplir. Esta, entre otras cosas, exige no uso de trabajo infantil, respeto a las libertades de asociación, pago de sueldos justos y garantías de seguridad e higiene de las personas.

Plazos e incorporación

De este modo, cada requerimiento y necesidad que presenta el Procedimiento de Incorporación de Proveedores cuenta además con plazos determinados para ser presentados y evaluados por la DAGC, por lo que aquellas empresas u organismos que quieran vincularse con la Universidad cuentan con la información necesaria sobre el proceso, sus tiempos y exigencias.

Actualmente la DAGC ha puesto en marcha la primera parte de este procedimiento, la cual asegura la incorporación de proveedores que cumplan a cabalidad con la normativa vigente y no signifiquen un problema legal a futuro para la Universidad. La segunda y tercera etapa abarcarían la evaluación financiera del proveedor, su comportamiento comercial y desempeño previo y durante su vinculación con la Institución, cuidando adicionalmente el debido cumplimiento con los compromisos comerciales realizados con estos.

El objetivo y proyección de la DAGC es lograr socializar este Procedimiento de Incorporación de Proveedores a todos los organismos de la Universidad que se vinculen con entes externos, para así proteger a la Institución por completo y no solo en aquellas gestiones que se realizan desde la repartición.

Revisa el procedimiento completo ingresando a https://vraea2.udec.cl/node/147.