Digitalización: la significativa mejora en la eficiencia de procesos en Tesorería

La Dirección de Finanzas (Dirfin) a través de su División de Tesorería General, gracias al trabajo del proyecto de Modernización de la Gestión Financiera (MGF) y la colaboración con la Dirección de Tecnologías de Información (DTI), ha logrado implementar mejoras tecnológicas que han permitido entregar un servicio aún más eficiente a los usuarios de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (Vraea) de la UdeC.

Estas mejoras, donde uno de los principales beneficiados han sido las distintas Facultades de la Universidad, consisten principalmente en la habilitación de herramientas para agilizar los procesos en pagos nacionales, internacionales, y la generación y gestión de documentos clave.

La implementación de estas mejoras ha sido posible gracias a la iniciativa de Tesorería y al trabajo coordinado tanto con MGF y DTI, como también con el equipo asignado del banco ITAU, el cual trabaja alineado con la Universidad.

Uno de los puntos más importantes en la implementación de estas herramientas tecnológicas en la División de Tesorería General, es la agilización de ciertos procesos que, según estima dicha División, antes tardaban alrededor de un 80% más de tiempo en llevarse a cabo.

Esto gracias a las mejoras que han permitido dichas herramientas, una de las cuales está dentro de la plataforma del banco y que posibilita la realización de operaciones más directas a través de la entrega de autorizaciones digitales mediante la web. Lo anterior brindan la posibilidad de emitir boletas o pólizas de garantía de forma más oportuna, pagos internacionales más eficiente al contar con la posibilidad de realizar transferencias mediante código Swift y no tener necesidad de firmas presenciales en estas operaciones.

Eficiencia y disminución de costos

Dentro de este mismo proceso de digitalización se abarcan diversas operaciones que ahora se realiza de forma más rápida, como son la carga de cartolas diarias sobre los movimientos de las 270 cuentas corrientes que maneja la División de Tesorería, pagos host to host de forma masiva, transferencias electrónicas entre cuentas corrientes, pagos de imposiciones, impuestos, cotizaciones, transferencias internacionales y boletas de garantía.

Así, los diversos proyectos que se generan desde la Universidad de Concepción pueden tener respuestas más eficientes, permitiendo que los flujos que se asignan desde empresas o por parte del Estado, se entreguen de forma oportuna y permitan avanzar con su ejecución. Desarrollo que también se aplica a aquellas operaciones internas que pudieran generar atrasos u otro tipo de complicaciones.

Pero, además, el jefe de la División de Tesorería General, Sergio Maurer Novoa, destaca que los avances no han sido solo tecnológicos, ya que las tasas de interés en las boletas y pólizas de garantía han disminuido considerablemente en los últimos 10 años.

“Nosotros teníamos tasas del orden del 3% anual en boletas de garantía, en estos momentos estas están en el 0,1% anual para todos los proyectos nuevos y 0,2% para las que se están renovando. En el caso de las pólizas, en estos minutos todas se están renovando al 0,25% anual”, destaca Maurer. Situación que refleja un importante ahorro dentro de la gestión de estos recursos.

En cuanto al aumento en la eficiencia de los procesos gracias a estas nuevas herramientas digitales y los beneficios que ello trae para los usuarios, el jefe de la División de Tesorería General pone como ejemplo el procedimiento a efectuar en una transferencia internacional.

“Si transfieres euros pueden verse reflejados el mismo día allá en Europa. Estamos trabajando para que la documentación digital de respaldo de dichas transacciones sea recibida por las Facultades en la tarde del mismo día en que se efectuó el movimiento, así quede todo cerrado dentro del día”, explica Maurer.

Compromiso en equipos: la clave para avanzar

Así mismo el encargado de la cartera de tesorería releva que dentro de todo este proceso se ha ido instruyendo y capacitando al personal para estar al tanto de las nuevas condiciones en las que se trabaja, proporcionando también actualización de equipos e insumos dentro de las oficinas para gestionar de forma correcta estos cambios.

Dentro de ello, puntualiza que se está en una etapa de adecuar las funciones a la realidad actual, realizando cambios en cuanto al organigrama y funciones, debiendo ajustar, junto a ello, el detalle de los contratos en base a estas nuevas condiciones.

Respondiendo a lo mismo, se ha dotado al personal de mejor tecnología para la correcta ejecución de las nuevas plataformas implementadas. Exigencias que responden a nuevas aplicaciones y herramientas que buscan ampliar y mejorar el uso de SAP, como también aquellas que entregan las instituciones financieras.

De este modo, Mónica Fuentes Novoa, Asistente Administrativa de Tesorería, destaca que el foco dentro de su División es seguir avanzando hacia la digitalización de los procesos, pudiendo abarcar más tareas en dicho formato, siempre respondiendo a las exigencias que por ley o normativa se deba cumplir para su correcta aplicación.

“Todas las tareas que se hacen de manera presencial o mediante documentación física, estamos tratando de digitalizarlas. Nosotros siempre estamos dispuestos a ser los primeros en aplicar esto con las pruebas y errores que ello implica. Tenemos un equipo que entrega su apoyo absoluto a esto y a los procesos de digitalización para su desarrollo y aprendizaje”, destaca Fuentes.

En esa misma línea, Maurer comenta que quedan pocos procesos que someter a esta modernización. “Van quedando las cartas de crédito, que ya estamos bastante avanzados para que se haga a través de la página del banco; aperturas de cuentas corriente y las boletas de garantía que son impresas. Eso sí, esto último es un asunto que lo debe ver la Comisión para el Mercado Financiero (CMF)”.

Así, la labor gestionada desde la jefatura en la División de Tesorería General de la Dirección de Finanzas UdeC, muestra importantes avances tanto en su eficiencia y costos, como en la capacidad de sus equipos de trabajo, siendo una de las claves su colaboración con DTI, MGF y banco ITAU.