Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos UdeC hace positivo balance a un año de su puesta en marcha

La Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos (DAGC) de la UdeC, cumplió durante el mes de noviembre un año desde su puesta en marcha. Si bien el trabajo para su implementación comenzó en el año 2020 como una idea presentada por el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, Miguel Quiroga Suazo al actual Director de dicha Repartición, Santiago Chávez Leyton, esta tuvo que esperar hasta 2021 para comenzar a operar formalmente.

El hecho de ser una Dirección completamente nueva en la Universidad de Concepción le ha permitido a la DAGC construirse desde un inicio bajo la visión y valores del Plan Estratégico Institucional (PEI) de la UdeC, por lo que responde a dichos lineamientos, trazados con el fin de seguir mejorando los servicios de la casa de estudios y acercarse aún más a las metas que se han propuesto en su camino hacia la excelencia.

Así mismo, esta nueva Dirección se ha convertido no solo en la más joven, sino que también en una que busca ser pionera, y así ha sido hasta el momento al ser la primera Repartición de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (Vraea) en diseñar e implementar para sus servicios un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) para entregar garantías a los usuarios y a su vez también a la Universidad de Concepción en sí.

La aplicación de este SGC en la DAGC es parte de un trabajo que se espera implementar en todas las Direcciones de la Vraea, siempre ajustado eso sí, a la realidad y exigencias de cada una de ellas. La puesta en macha de este Sistema se suma a la estandarización de procesos bajo los que se fijan los lineamientos y reglas en la forma que se prestan los servicios. Así, ambas herramientas están enfocadas al monitoreo, seguimiento y medición de estos, parámetros que buscan generar y entregar una mejora continua en los procesos.

Carlos Montanares Contreras, Jefe de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento de la DAGC, destaca al respecto que la idea es “certificarse bajo la Norma ISO 9001:2015 para mantener o aumentar los estándares de calidad y que las demás Direcciones, Facultades, Departamentos y los diversos organismos crean en nosotros y confíen que nuestros procesos entregan un valor agregado a la Institución”.

La Triada como factor clave para avanzar

De este modo y con dichas consideraciones, el proyecto de la DAGC se pensó para ser completado al 100% en un periodo de cinco años desde su puesta en marcha. Hoy, en su primer año de funcionamiento ya se pueden apreciar importantes avances, un proceder claro y un destacado cumplimiento en los objetivos propuestos para este periodo, superando algunas de las pretensiones que se tenían en un comienzo.

Dentro de ello, la Dirección ha alcanzado los objetivos dispuestos para este 2022 con creces, llegando en algunos de sus compromisos a estar cerca de completar, en un año, lo que se esperaba concretar en los años siguientes. Ejemplo de ello son las metas establecidas para conseguir: una estructura enfocada en la gestión de procesos estratégicos y un enfoque en el cliente a través del establecimiento de un Sistema de Gestión de Calidad.

Así, estos importantes avances en la consecución y acercamiento a los objetivos planteados se sustentan o condicen con ciertos factores clave. Dentro de ello, uno que se destaca es la “Triada” entre procesos, sistemas y personas centrados en la estrategia, destacándose en lo que a personas se refiere, la creación de un “Comité de la Felicidad” liderado por colaboradores sin una jefatura formal, que apunta a generar un ambiente grato y colaborativo para los equipos de trabajo en pos de mejorar su productividad, alineándose también al proceso de Trasformación Cultural que vive la Vraea.

En cuanto a lo anterior, Montanares destaca el recibimiento que tuvo al llegar en julio de este año. “Me llamó profundamente la atención que existiese un encargado de darnos la bienvenida, mostrarnos las instalaciones y presentarnos a todo el personal de la Dirección. Desde el punto de vista del personal, son personas super idóneas en sus cargos, simpáticos, muy amables y con una gran calidez humana, ya que nos hicieron parte del grupo desde el comienzo”, aseguró.

Además, el Jefe de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento también relevó que “en cuanto a la forma de hacer las cosas, me sorprendió el orden y lo bien estructurada que se encuentra la Dirección, cada procedimiento, cada instructivo está muy bien definido. Destacar también a la alta dirección; Santiago, nuestro Director y Romina, nuestra Subdirectora, son líderes que están totalmente comprometidos con las personas”.

Procesos de adaptación, capacitación y proyecciones

Para lograr todos los cometidos previamente dispuestos ha sido necesario un arduo trabajo por parte de los integrantes de la Dirección, siendo clave la incorporación de nuevos conocimientos que se adapten a las condiciones o exigencias que se ha propuesto la DAGC.

Sobre aquello, el Director de Adquisiciones y Gestión de Contratos, Santiago Chávez Leyton, destaca las capacitaciones que se han gestionado, diseñado y aplicado para sus funcionarias, funcionarios y usuarios, mediante un estrecho trabajo junto a UdeC Capacita. “Nosotros hemos hecho los procesos, procedimientos y aparte capacitaciones con acompañamiento de ellos”, explica.

Dentro de estas capacitaciones al personal, destaca la cursada sobre la Norma ISO 9001:2015, la cual responde al SGC y donde todos los funcionarias y funcionarios que participaron en ella aprobaron, permitiendo así fortalecer los conocimientos en cuanto a herramientas y estrategias para la aplicación de dicha Norma.

Así mismo, y según cuenta la Subdirectora de la DAGC, Romina Reyes Olivari, se proyecta para el 2023 “aplicar capacitaciones especificas según el cargo, para lo cual se debe hacer un levantamiento desde el diseño de protocolo organizacional para conocer los roles, perfiles y competencias que debe tener cada uno de ellos y así evaluar cuáles son las brechas que tenemos, qué capacitación debemos aplicar y qué competencia debemos fortalecer”.

Otra de las proyecciones que se hace es la incorporación de elementos que no estaban considerados en el proyecto inicial. Así la DAGC a logrado dar abasto incluso más allá de lo que se esperaba debido a las solicitudes que se generan, la cobertura que se puede entregar, la respuesta a los requerimientos que se le realizan y el contexto en que se desenvuelve, logrando la creación y aplicación de nuevos procedimientos.

Ejemplos de lo anterior son la aplicación del Procedimiento de Incorporación de Proveedores a la Institución, la automatización de algunos procesos a través de Zendesk y el desarrollo del Catálogo de Servicios.

Trabajo y mejora continua

Dentro de ello también se espera seguir avanzando en la habilitación e implementación de herramientas en SAP, para lo que la DAGC trabaja en coordinación con la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) y el Proyecto MGF. Sobre esto, Chávez destaca que ya se ha avanzado en algunos de estos instrumentos y se evalúa la incorporación de otros.

“Hoy en día Abasto no está completamente conectado con SAP, por lo que nosotros para actualizar el catálogo de materiales en stock en esta plataforma debemos hacerlo en forma manual. Por otra parte, lo que si está bien avanzado es la incorporación de las Solicitudes de Pedidos en SAP, que es donde se inicia el proceso de compra, permitiendo así tener mayor control y trazabilidad del proceso. Sobre esto último, el Proyecto MGF ya nos confirmó que el consultor terminó el desarrollo y ahora hay que iniciar las pruebas”, puntualiza el Director.

Son múltiples los avances a la fecha, por lo que el encargado de dirigir la cartera de Adquisiciones y Gestión de Contratos cataloga la gestión de la Dirección como “un muy buen primer año, principalmente porque hemos trabajado en todos los compromisos que establecimos, estamos muy alineados con el presupuesto y hemos hecho más cosas de las que comprometimos. Hemos creado valor y todavía podemos ir más allá”.

Aún así, agrega que “todavía nos queda mucho camino por recorrer. Hablando de lo más macro aún debemos avanzar hacia un abastecimiento moderno, la total integración de los sistemas y la automatización del proceso de abastecimiento”. Sobre lo mismo, la Subdirectora cerró complementando que “esto es parte del ciclo de madurez de la Dirección y que no se puede apresurar más, aunque uno quisiera. Vamos paso a paso para ser cuidadosos y demostrar que somos capaces”.