Contabilización Tributaria: Dirfin entregó reconocimiento por gestión a colaboradores y colaboradoras de equipos administrativos
Con la incorporación del sistema SAP a los movimientos transaccionales de la Universidad de Concepción en 2020, se ha generado un gran avance en cuanto a transparencia y eficiencia en los procesos tributarios. Sin embargo, esta implementación ha significado todo un reto a la administración financiera de la institución, para alcanzar los objetivos planteados con el proyecto de Modernización de la Gestión Financiera (MGF).
Entre los desafíos que se presentan se encuentra el correcto y oportuno manejo de la documentación tributaria, quehacer que contempla su contabilización, entre otras tareas, y del que se encarga el Centro de Servicios Compartidos (CSC); que, a través de su equipo, ha logrado conformar toda una red de apoyo a este proceso desde diversas Facultades de la Universidad.
Dicha labor considera capacitaciones, cursos y un constante acompañamiento a las personas y equipos que se hacen cargo de la contabilización de estos documentos desde sus respectivos organismos, rol que han asumido mayoritariamente contadores, jefaturas administrativas y asistentes contables.
Las personas y su entrenamiento como eje principal
Respecto a ello, quien encabeza este proceso de contabilización tributaria, Ramona Gajardo Inostroza, Asesora de Gestión y Desarrollo de la Dirfin, destaca que “es súper importante el trabajo de las personas. De todos los documentos que se consideran, aproximadamente el 64% lo contabilizan los trabajadores y trabajadoras. En 2022 Admin-Batch (software destinado al proceso) sólo contabilizó un 36% de estos documentos”.
Para lograr una coordinación adecuada e ir retroalimentado a los diversos equipos, se organizan reuniones mensuales o bimensuales donde se abordan los principales conflictos en la contabilización, se entregan soluciones, formas de proceder, se presentan los avances que se han tenido y se grafica la cantidad de documentos que han llegado a la Universidad durante el año.
Así, durante marzo se llevó a cabo la primera reunión del presente año, donde se abordaron los resultados del 2022 y los meses de enero y febrero de 2023. Del encuentro participó el director de Finanzas, Carlos Sanhueza Sánchez, y 67 de los 76 trabajadores y trabajadoras involucradas en este proceso.
Allí, además de generar la habitual retroalimentación con los equipos, también se reconoció a aquellos colaboradores y colaboradoras que han destacado en la importante tarea que se les ha encomendado. Es por ello que, Matías Vejar de la Facultad de Ingeniería Agrícola, Judith Peña Zapata de la Facultad de Cs Naturales y Héctor Vera Fuentes del Campus Chillán, recibieron una distinción por su compromiso y trabajo. Además, en el cuadro de honor se destacó el trabajo de María Teresa Andrade de la Unidad de Administración de la VRID.
Junto con ello Gajardo destaca que, sin colaboración de otros estamentos, se harían muy difícil avanzar en forma eficiente en el proceso, por lo tanto, se destacó también el trabajo de Humberto Espinoza Arias de MGF, Patricia Muñoz Jara y Mónica Fuentes Novoa de Tesorería de la Universidad, quienes en forma indirecta entregan información importante para llevar a cabo la tarea de contabilización.
Positivos frutos y valoración del equipo de trabajo
Matías Vejar, que se desempeña como contador en la Unidad de Finanzas de la Facultad de Ingeniería Agrícola del Campus Chillán, destacó la labor de Ramona Gajardo en la descentralización de este proceso y valoró el trabajo colaborativo que se promueve en la implementación de este sistema.
“La principal motivación de esto es la rapidez, que es fundamental acá en la Facultad. De forma centralizada se extendían los plazos, en cambio ahora podemos solicitar la información y procesarla en el mismo día. Esa rapidez es primordial acá, tratamos de que todos los pagos vayan al día”, explica el profesional del Campus Chillán.
Respecto a los reconocimientos realizados en esta reunión, Vejar precisa que “es algo super positivo, yo lo recibí gratamente, es bueno retroalimentarse y que se valore el trabajo minucioso, porque muchas veces la parte administrativa no se visibiliza tanto”.
En esa misma línea el Director de Finanzas, Carlos Sanhueza Sánchez, relevó que este trabajo es “super importante por dos razones esenciales. Hay una de vinculación del trabajo con las jefaturas administrativas y otra que se relaciona con el aspecto administrativo de cómo hacer funcionar de mejor forma los procesos de pago y facturación de la Universidad”.
Además, Sanhueza destacó que este proceso permite “evitar retrasos, que facturas queden pendientes, que son cosas que antes pasaban. Entonces tener un sistema donde se trabaja de manera coordinada, con supervisión, reglas claras y ejecutado de manera descentralizada, reduce el riego”.
Para cerrar quiso reconocer la importancia del equipo tributario al implementar “esta idea que es ampliable y ya lo estamos haciendo en otras áreas tanto de la Dirección como de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, de poder hacer un acompañamiento y entregar incentivos que no son económicos, sino que apuntados a reconocer el valor que entregan como trabajadores y trabajadoras de la Universidad a la gestión administrativa y financiera de la institución”.
