Entra en vigor Procedimiento que busca ordenar el arrendamiento institucional de bienes inmuebles

La Universidad de Concepción ya cuenta con un nuevo procedimiento de arrendamiento de bienes inmuebles. Esto gracias al trabajo realizado desde la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos (DAGC) que, en coordinación con otras reparticiones de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, entregó un procedimiento ordenado con roles y responsabilidades claras para un debido seguimiento y respuesta a las solicitudes.

Santiago Chávez Leyton, Director de Adquisiciones y Gestión de Contratos, explica que “arrendar bienes inmuebles para fines institucionales es una práctica dentro de la Universidad, ya que muchas veces los espacios no permiten realizar todas las actividades de los organismos universitarios y se hacía necesario ordenar este proceso”.

Adicionalmente, señala que regularizar el procedimiento fue una “sugerencia que vino desde Contraloría posterior a una de las auditorías. Aquí solicitaron a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos que nos hiciéramos responsables de ordenar y documentar el proceso”.

De esta manera, se realizó la construcción de un procedimiento donde se definen las responsabilidades de todos los actores involucrados en el proceso de arrendamiento de inmuebles para fines institucionales, el cual va desde la aprobación presupuestaria, evaluación de los requerimientos estructurales, técnicos y tecnológicos, confección y escrituración del contrato, su registro y monitoreo, hasta el término y cierre del contrato cuando corresponda.

El alcance de este procedimiento es el arrendamiento de bienes inmuebles financiados y suscritos a nombre de la Universidad en calidad de arrendatario y que sean de carácter permanente, es decir, no se consideran aquellos arrendamientos eventuales o por periodos menores a un año calendario.

Dentro de la estructura de responsabilidades, participa gran parte de la VRAEA. Así lo explica Romina Reyes Olivari, Subdirectora de Adquisiciones y Gestión de Contratos, al señalar que cualquier solicitud de arrendamiento de un bien inmueble de carácter permanente debe pasar primero por la Dirección de Finanzas para evaluar su factibilidad económica.

A ello agrega que “una vez aprobado el presupuesto de arriendo de la propiedad propuesta, corresponde una evaluación técnica de la Dirección de Servicios, quienes a su vez canalizarán la revisión de la factibilidad tecnológica, por temas de conexión y redes, con la DTI. Una vez aprobado por las otras Direcciones, vuelve a nuestro equipo para que podamos realizar la comunicación directa con el corredor o propietario y revisar los temas comerciales que correspondan para la correcta escrituración y administración del contrato”.

Además, Chávez añade que “este procedimiento se construyó en base lo que se estaba desarrollando de forma natural anteriormente, pero que hoy se busca sistematizar de forma metodológica para que pueda ser más ágil y fluir de mejor manera”.

Procedimiento que fue construido por la DAGC, revisado por Contraloría y aprobado por cada una de las Direcciones que forman parte de él. “Esto porque cruza todas estas Direcciones, entonces es importante que cada una esté de acuerdo con lo plasmado, ya que somos todos y todas responsables de que este procedimiento sea efectivo”, puntualizó el Director.

Entrada en vigor del nuevo procedimiento

El procedimiento que sistematiza el arrendamiento de bienes inmuebles está vigente desde el 8 de mayo del 2023, cuando fue publicado a través de Resolución VRAEA N° 2023-136-03 e informado a quienes forman parte de este proceso en las distintas Unidades de la Universidad. También, “fue publicado en ‘Informaciones DAGC’ espacio donde nuestra Dirección tiene comunicación directa con los jefes y jefas administrativas, y en donde pueden acceder al detalle del procedimiento y los formularios asociados”, señaló la Subdirectora.

“Adicionalmente estamos trabajando en ordenar la base de datos de todos los contratos de arriendo de bienes inmuebles vigentes hasta la fecha, ya que es de suma importancia que todo siga el procedimiento, pero que también se cumpla lo estipulado en cada acuerdo contractual”, comentó Reyes.

Es importante aclarar que este procedimiento no contempla la búsqueda de bienes inmuebles en arriendo, este proceso es de responsabilidad del organismo solicitante, quien debe tener una propuesta y la información de respaldo y con ella iniciar el procedimiento para gestionar el arriendo de la propiedad por parte de la Universidad.

De esta manera, se sigue desarrollando un trabajo coordinado entre las Direcciones VRAEA, lo que permite agilizar y ordenar actividades que se estaban desarrollando tradicionalmente, pero que hoy se ejecutan bajo procesos y flujos de aprobación claros para que los organismos internos de la Universidad conozcan las acciones a seguir cuando tengan la necesidad de arrendar un bien inmueble.

El procedimiento puede ser revisado haciendo clic aquí.