Nuevo Proceso de Evaluación de Proyectos apunta a generar importantes aportes para la UdeC
En la búsqueda de poder generar una mejora en el proceso de toma de decisiones de las inversiones realizadas dentro de la Universidad de Concepción, la Dirección de Finanzas trabaja junto a la Dirección de Docencia, Dirección de Servicios, Dirección de Postgrado, Programa de Formación Permanente, Dirección de Desarrollo Estratégico y UdeC Asesorías en la elaboración e implementación de un nuevo Proceso de Evaluación de Proyectos.
Las mejoras que la Universidad busca implementar para sus inversiones se enfocan principalmente en tener un correcto ordenamiento desde la formulación y justificación de los proyectos que se presentan. Así, una vez que se cuente con una cartera transparente de estos, para que las personas que estén a cargo de tomar las decisiones puedan hacerlo con la mayor información posible y en base a indicadores claros que orienten su determinación.
Dichos indicadores permitirán visualizar la necesidad de las inversiones, cuáles agregan mayor valor y así permitir su ordenamiento en la UdeC. “Lo que hicimos fue generar una descripción del sistema, esta determina qué tipo de proyectos se evalúan, a qué tipología pertenecen y propone qué y quiénes deben evaluar estos proyectos”, explica la encargada de esta implementación, Claudia Bastías Penrroz, Gerenta de Proyectos de UdeC Asesorías.
En cuanto a este último punto, Bastías ejemplifica con proyectos que tiene que ver con rediseño o creaciones de carreras, donde, en el equipo revisor y debido a su competencia en el área, participa la Dirección de Docencia. “En el caso de los proyectos de postgrado, cuando se crea un programa o se rediseña, el equipo también estará conformado por gente de la Dirección de Postgrado”, complementó.
Además, se espera que todos los proyectos tengan un aporte directo al Plan Estratégico Institucional (PEI) de la Universidad, donde será la Dirección de Desarrollo Estratégico (DDE) quién determine su coherencia. Así, se espera ordenar toda la información para lograr cuantificar en beneficios y costos que generen indicadores y permitan determinar si el proyecto cumple con la rentabilidad y la entrega de valor esperada para la universidad.
Sobre aquello, Bastías explica que “los beneficios asociados no siempre tienen que ver con mayores ingresos, sino que con aportar valor a la Universidad y esto se refiere a aportes en la realización de procesos de manera más eficiente, a nivel de imagen institucional, tener soporte para los indicadores de acreditación, entre otras cosas. El sistema completo no es simplemente financiero y económico, la idea es agregar otras dimensiones, por eso también se incluye la voz de DDE”.
Creación, diseño e implementación BIP UdeC
Actualmente el proceso de implementación se encuentra en su segunda etapa, la cual inició en junio de 2023 y que representa la fase de diseño e implementación de la plataforma BIP (Banco Integrado de Proyectos de Inversión) UdeC. Esta, tras un largo trabajo de levantamiento de requerimientos técnicos, funcionales y recopilación de las necesidades de la Universidad, se formuló en base a ellas con la finalidad de plasmar dichas solicitudes.
“Se proyecta que el sistema estará finalizado en octubre de 2023. Posteriormente, se realizarán capacitaciones a los distintos usuarios que interactuarán con la plataforma. Luego, se llevará a cabo un período de marcha blanca, el cual será definido en conjunto con el área de Finanzas de la Institución. La meta es contar con este sistema para el proceso de formulación presupuestaria 2024”, cuenta Elsa Olate Carrión, Jefa de Unidad de Gestión de Proyectos de UdeC Asesorías.
Junto a ello, Olate destacó el trabajo colaborativo dentro de este proyecto asegurando que “BIP UdeC es de naturaleza institucional e involucra la colaboración de diversas áreas dentro de la Universidad. Desde el punto de vista informático el apoyo de DTI ha sido fundamental para llevar a cabo integraciones con algunos sistemas ya existentes. Esto garantiza que BIP UdeC se articule de mejor manera y proporcione una experiencia más unificada y coherente al usuario”.
Para cerrar, Claudia Bastías, relevó que “si bien esto partió como iniciativa de la DirFin, ha ido generando adhesión de DDE, Postgrado y Docencia. Las contrapartes han visto en este sistema una manera ordenada de analizar las cosas y se han sumado a esto de distintas formas. Dentro de lo que principalmente valoran es su carácter educativo”.
Así, este nuevo proceso responde a los lineamientos de Innovación para la Excelencia y Desarrollo Sustentable de la Institución del Plan Estrategico Institucional (PEI) UdeC. Contribuyendo además a la dimensión de Gestión de Recursos Institucional y más directamente al objetivo estratégico que busca asegurar el cumplimiento de criterios de sustentabilidad y eficiencia en la gestión, operación e inversión de la Universidad.
