El camino de la VRAEA hacia una Transformación Cultural que guíe los próximos años

Los tiempos no han sido fáciles, hemos tenido que mantener nuestro quehacer en condiciones completamente diferentes a las que podríamos haber proyectado. Nos hemos debido adaptar de la noche a la mañana a nuevas formas de trabajo y a prestar nuestros servicios en un contexto de importantes restricciones financieras y con la necesidad de generar las capacidades y los alineamientos institucionales para mejorar la eficiencia y lograr, por esa vía, una mayor capacidad de sustentabilidad y autodeterminación.
Hoy podemos estar satisfechos de los avances logrados en estas circunstancias especiales, esto no podría haber sido conseguido sin el compromiso y la generosidad de toda la comunidad universitaria, estudiantes, académicos y trabajadores.
Pero también somos conscientes, que la adaptación ha representado un gran esfuerzo y han sido realizados en condiciones difíciles de sostener en el tiempo, sin arriesgar la salud y bienestar de los propios trabajadores/as, por los plazos limitados, la falta de recursos, los problemas de coordinación y comunicación, la falta de una visión integral y de adecuados métodos de trabajo.
Es por ello que desde la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, VRAEA, se ha visualizado la necesidad de Fortalecer y Modernizar la gestión administrativa, estableciendo al interior de la VRAEA y en la interacción con los organismos con los que trabaja, mejores métodos de organizar el trabajo, a través de una mejor planificación, revisión de los procesos y su documentación, que permita generar adecuados mecanismos de control de la gestión que retroalimenten un sistema de mejoramiento continuo.
Elementos que, se espera, nos permitan una mejor coordinación de la labor, una mejor distribución de los esfuerzos y transformen a la VRAEA en un equipo altamente efectivo que permita brindar un mejor servicio a la comunidad universitaria.

Fortalecimiento de la Gestión Administrativa

Para apoyar la generación de estos cambios culturales y metodológicos, a fines del año 2020 la VRAEA inició el proyecto “Fortalecimiento y Desarrollo de la Gestión Administrativa”, con el objetivo de generar una transformación cultural al interior de los equipos de trabajo de la Vicerrectoría, basado en un liderazgo integral y alineado; un equipo humano motivado y capacitado además de contar con procesos robustos que apoyen el trabajo con la eficiencia y fluidez que se necesita en los tiempos de hoy.
Para el logro de lo anterior, se instaló un equipo interno en la UdeC que, junto al apoyo de una consultora externa, experta en este tipo de procesos, e inició un trabajo sistemático con las distintas Direcciones y Unidades de la VRAEA. Primero, para entender el contexto de la cultura de cada unidad en su conjunto y, especialmente, para entender las barreras con las que la Vicerrectoría se enfrentaría al momento de iniciar el camino del cambio.
“Cuando las organizaciones moldean sus culturas de manera intencionada, logran espacios exitosos, medibles y sostenibles y saben que la transformación de la cultura es un viaje, no un evento o una serie de capacitaciones sobre cómo las personas deben comportarse e interactuar. Como en todo viaje, necesitamos ver que tan preparado estamos, el lugar al que nos dirigimos, la velocidad a la que vamos, para asegurarnos de llegar todos al mismo lugar, para enfrentar las turbulencias y para corregir oportunamente el rumbo si nos estamos desviando. Es un viaje que tiene un destino, pero no un punto final real, pues estamos en constante movimiento”, expresó el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, Dr. Miguel Quiroga Suazo.

El cambio cultural es un viaje, no un evento

La formación de la cultura tiene un punto de partida que se puede definir y una dirección deseada hacia la que dirigirse, junto con una hoja de ruta a seguir. Luego, hay puntos de control a lo largo del viaje para ver si está en el camino correcto o si necesita alterar un poco el rumbo.
Este viaje es el que se encuentra iniciando la VRAEA. Es un camino que está partiendo, que está tomando forma, pero que no se cierra aún, salvo en hitos específicos.
En este camino, lo primero que aparece como necesidad, fue la creación de un propósito para la VRAEA, lo que nos moviliza, el que fue definido en talleres con los diferentes equipos de trabajo, en el apareció como principio, el de convertirse en una unidad que gestiona eficientemente; que responde en forma oportuna; que es un aporte y soporte para la Universidad y que se relaciona en forma colaborativa con las distintas reparticiones.
En cuanto al qué se debe transformar, existen múltiples aspectos que son aspiración de las direcciones, tanto a nivel general de la VRAEA, como de los equipos que las componen. Apareció la necesidad de digitalizar la VRAEA en sus diferentes fases, hacer eficientes los procesos existentes y crear los inexistentes, certificación en calidad de gestión, modernización de la gestión de recursos humanos, entre otros.
En todo este camino, y ya que el cambio cultural es un proceso, se ha puesto un fuerte foco en la Comunicación como hito necesario para hacer más fluida la entrega de información dentro y entre áreas y la Retroalimentación como forma de dirigir el desempeño.

Trabajo más coordinado

Bajo este contexto es que además de trabajar con los equipos internos de la VRAEA y sus diferentes Direcciones, se sumaron los Jefes Administrativos de las distintas reparticiones de la UdeC, considerando el valor que ellos y ellas aportan al trabajo diario con las distintas reparticiones. Primero, participaron en distintos focus group y luego en dos talleres específicos: comunicación asertiva y coordinación de acciones efectivas para cerrar, finalmente, con una actividad de integración entre los distintos equipos de la VRAEA y los Jefes Administrativos con el fin de crear al menos tres acciones concretas que apoyen la mejora en coordinación y comunicación entre unidades.
Para Lissette Labra, Jefa Administrativa(I) de la Dirección General del Campus Chillán las iniciativas han sido muy positivas porque les ha permitido conocer a los distintos equipos de la VRAEA. “Ha sido muy favorable el cambio que se ha estado dando, porque permite que el trabajo sea más fluido y de esta forma poder dar solución en forma más inmediata a los distinto requerimientos”, expresó.
En tanto, Vicky Fierro, Jefa Administrativa de la Facultad de Ciencias Biológicas precisó que el trabajo colaborativo es aquel en el cual un grupo de personas intervienen aportando sus ideas y conocimientos, con el objetivo de lograr una meta común. “En relación a esto, me pareció muy oportuno que se presentarán todos los equipos de VRAEA.
Creo que ahora viene una etapa muy importante de trabajar con los Jefes Administrativos, con los distintos equipos, generar reuniones periódicas y concretar un trabajo colaborativo efectivo”, subrayó.

Si bien finalizó una primera etapa del proyecto de Fortalecimiento y Desarrollo de la Gestión Administrativa, esta continuará en los próximos meses con diferentes actividades.