DTI genera medidas de apoyo en el proceso de inscripción de asignaturas
El pasado 7 de marzo comenzó el período de inscripción de asignaturas en la UdeC; procedimiento semestral importante para los alumnos y jefes de carrera, en la cual la Dirección de Tecnologías de información (DTI) ha tomado diversas medidas, tanto técnicas como analíticas, para enfrentar la principal dificultad: la alta demanda de solicitudes de acceso al servicio.
Convirtiendo este dato a cifras, según un reporte realizado por la Unidad de Inteligencia de Negocios de la DTI, al momento de apertura de las inscripciones se contabilizaron más de 3 mil usuarios activos. En los primeros quince minutos, 1.870 inscripciones ya se habían enviado y, en la primera media hora, se reportaron más 5.800. Finalmente, el informe arrojó que en total se realizaron 25.532 inscripciones dentro de las fechas correspondientes.
Para llevarlo a cabo y enfrentar de la mejor manera esta gran cantidad de tráfico, el jefe de la Unidad de Arquitectura Tecnológica, Ítalo Foppiano, explicó que las principales medidas fueron “la optimización de la aplicación y la implementación de un balanceador de carga que la distribuye en otras tres máquinas distintas. Con esto, pudimos soportar la mayor cantidad de concurrencia de usuarios”, acotó.
Trabajo de observación y analítica
En esta misma línea, la Dirección de Docencia (DIRDOC) y la DTI, en conjunto con cuatro representantes de Jefaturas de Carrera, realizaron un trabajo de observación de la inscripción de asignaturas, el cual se centró en identificar, en primera persona, las oportunidades de mejora en el desarrollo y uso de la plataforma.
Desde la Dirección de Docencia, el Ingeniero en Procesos de Gestión, Cristián Pincheira comentó que “es un trabajo que está en su primera etapa, en el cual aún se deben definir ciertas orientaciones para mejorar la calidad de esta inscripción y, con eso, la experiencia de los estudiantes y de los mismos Jefes de Carrera”.
Desde el punto de vista de la DTI, la Jefa de la Unidad de Calidad, Gisella Díaz, afirmó que “teníamos información de diferentes fuentes, por lo que el objetivo fue estandarizar estas solicitudes para definir un solo marco de trabajo y que todos los participantes tuviéramos un lenguaje común de comunicación”. Además, la DTI y la Dirección de Docencia, “como organismos observadores, delimitamos que las mejorías, tanto en la inscripción de asignaturas como en la aplicación, deben estar vinculadas con todas las aristas para que el proceso completo funcione”, añadió.
Para apoyar el proceso de este trabajo de observación, la DTI dispuso de un facilitador externo, Fernando Carlín, quien explicó que se identificó, por ejemplo, que la interacción con el sistema tiene una excesiva carga de trabajo, “la cual se busca disminuir, desde el punto de vista de la usabilidad, que si bien facilitarían y mejorarían la experiencia del Jefe de Carrera, no significaría una rebaja de la carga de trabajo de ellos. Hay un tema de procesos previos, de comunicación, de oferta y demanda, entre otros, que esperamos resolver”.
La capacidad que se dispuso de información analítica de períodos pasados y del actual fue también una contribución relevante para localizar las oportunidades de mejora y las debilidades que debiesen superarse. Se identificó, por ejemplo, que la proporción de asignaturas complementarias en relación a las obligatorias y las variaciones de demanda son similares.
Esta línea de trabajo se continuará fortaleciendo durante este semestre para establecer mecanismos de seguimiento y reportería que den visibilidad a etapas específicas de los procesos de registro académico, como la configuración de la “oferta” o el “cierre” de actas de notas. Así lo confirmó Gisella Díaz, quien agregó que, la generación de informes a partir de la información que se registra en el sistema corporativo, “será distribuida a los actores apropiados, en los tiempos y formatos pertinentes y dispondrá a las Facultades y Dirección de Docencia de instrumentos concretos que les permitirán, por ejemplo, hacer seguimientos, evaluar desviaciones, planificar estrategias y tomar decisiones en relación con sus proceso, con miras a lograr la mejor calidad de los servicios asociados al registro curricular”.
Esta iniciativa se está llevando a cabo de manera conjunta entre los jefes de Carrera, la Dirección de Docencia y DTI donde se contemplan, por ejemplo: Informes e indicadores de completitud de información de oferta en cada departamento y reportes de cierre de actas por alumno, para una carrera determinada, explicó Díaz.
Por su parte, el director de la DTI, Gustavo Anabalón, se refirió a la manera que se han enfrentado estos desafíos. “Los procesos de mejoramiento significan un análisis y trabajo transversal con los usuarios, con los directivos, con el apoyo de la tecnología y, sobre todo, con un análisis crítico que saque lo mejor de todos para encontrar las mejores soluciones”, declaró.
Asimismo, el Jefe de Carrera de Artes Visuales de la UdeC, José Miguel Morales, participó de este análisis y destacó la puesta en marcha de este proyecto. “Para mí es novedoso y completamente necesario. Me sorprendió gratamente, sobre todo por la presencia de profesionales capacitados. Lo estábamos solicitando hace un tiempo atrás y agradezco que se hayan priorizado nuestras peticiones”, manifestó.
“Como jefes de carrera nos estamos haciendo cargo de actividades que no realizamos de la mejor forma. Esta labor es bastante compleja y el análisis que se realizó nos permitió entenderlo de manera más sistemática. Si bien aún no hay cambios concretos, estoy feliz de esta aproximación al problema y espero que los resultados den cuenta de la complejidad de este proceso”, subrayó el académico.
